Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen der FitStaff Akademie, Inhaberin Darya-Christina Polo, Balve („FitStaff", „wir") und ihren Kundinnen und Kunden („Kunde", „Sie") über die Nutzung der Plattform FitStaff sowie der darüber bereitgestellten digitalen Pflichtunterweisungen, Fortbildungen und Nachweisdokumentationen.

(2) Das Angebot von FitStaff richtet sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Medizinische Versorgungszentren, Pflegedienste, Pflegeheime und vergleichbare Einrichtungen). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er als Unternehmer handelt.

(3) Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, FitStaff stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Leistungsgegenstand

(1) FitStaff stellt folgende Leistungen als Software-as-a-Service (SaaS) bereit:

• Zugang zur Plattform unter app.fitstaff.de für den Kunden (Einrichtung) sowie für dessen Mitarbeitende;
• digitale Pflichtunterweisungen und Fortbildungen (z. B. Hygiene, Arbeitsschutz, Datenschutz, Brandschutz) in Form interaktiver Online-Module;
• automatische Zuweisung der gesetzlich erforderlichen Pflichtschulungen basierend auf dem Einrichtungstyp;
• Wissenschecks und Lernerfolgskontrollen;
• Ausstellung von FitStaff-Zertifikaten nach erfolgreicher Teilnahme;
• Compliance-Center zur Dokumentation und Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden (z. B. BGW, Medizinischer Dienst, Heimaufsicht);
• Fristenerinnerungen und Verlängerungshinweise.

(2) Die FitStaff-Zertifikate sind Teilnahmebestätigungen und dienen dem Kunden als Dokumentationsnachweis gegenüber Aufsichtsbehörden. Eine staatliche oder kammerrechtliche Anerkennung ist damit nicht verbunden. Die inhaltliche Ausrichtung der Kurse orientiert sich an geltenden rechtlichen Rahmenwerken (u. a. ArbSchG, MPDG, BioStoffV, IfSG, DSGVO), ohne dass damit eine Gewähr für die vollständige Erfüllung betrieblicher Pflichten im Einzelfall übernommen wird — diese Verantwortung bleibt beim Kunden.

(3) FitStaff behält sich vor, Kursinhalte zu aktualisieren und an geänderte rechtliche oder fachliche Vorgaben anzupassen. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss und Nutzerkreis

(1) Der Vertrag zwischen FitStaff und dem Kunden über die Nutzung der Plattform kommt mit der Registrierung der Einrichtung und der erfolgreichen Bestätigung des Zugangs zustande. Die Registrierung selbst ist kostenlos.

(2) Mit der Registrierung hinterlegt der Kunde seine Rechnungsdaten (Firmenname, Anschrift, USt-Identifikationsnummer oder Steuernummer, Rechnungs-E-Mail-Adresse). Diese Angaben sind vor der ersten kostenpflichtigen Freischaltung zu vervollständigen (§ 14 UStG).

(3) Der eigentliche Zahlungspflichtige Vertrag über eine Einzellizenz kommt bei jeder Lizenz-Freischaltung eines Mitarbeitenden zustande. Dieser Vorgang ist über einen deutlich gekennzeichneten Button „Zahlungspflichtig freischalten" in der Plattform zu bestätigen und zeigt vor Abschluss Preis, Laufzeit und Hinweis zur Sammelrechnung klar an.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und gegen Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über sein Konto oder das seiner Mitarbeitenden vorgenommen werden.

§ 4 Preise, Lizenzmodell und Zahlungsbedingungen

4.1 Lizenzmodell und Laufzeitvarianten

FitStaff rechnet nach dem Pay-per-Seat-Modell ab: Für jede/n vom Kunden freigeschaltete/n Mitarbeitende/n wird eine personengebundene Lizenz fällig. Der Kunde wählt bei jeder einzelnen Freischaltung zwischen zwei Laufzeitvarianten:

• 1-Jahres-Lizenz: Laufzeit 12 Monate ab Freischaltung, 75,00 € brutto pro Mitarbeiter:in.
• 2-Jahres-Lizenz: Laufzeit 24 Monate ab Freischaltung, 120,00 € brutto pro Mitarbeiter:in (entspricht 60,00 € brutto pro Jahr; 20 % Ersparnis gegenüber der 1-Jahres-Lizenz).

Eine Lizenz berechtigt die/den genannte/n Mitarbeitende/n für die gesamte gewählte Laufzeit zur Nutzung aller zugewiesenen Pflichtunterweisungen und Fortbildungen sowie zur Ausstellung der entsprechenden Zertifikate.

4.2 Preisangaben

Alle in diesen AGB und auf der Plattform genannten Preise verstehen sich als Bruttopreise inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Abweichende Preise gelten nur, wenn sie individuell vereinbart und in Textform bestätigt wurden.

4.3 Tages-Sammelrechnung

Alle Lizenz-Freischaltungen eines Kalendertages einer Einrichtung werden zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Die Rechnung wird am Folgetag elektronisch an die vom Kunden hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse versandt. Die Rechnung enthält eine Einzelaufstellung aller am Rechnungstag freigeschalteten Mitarbeitenden inkl. der jeweils gewählten Laufzeitvariante.

4.4 Fälligkeit und Zahlungsweg

Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug auf das in der Rechnung angegebene Konto zu überweisen. Abweichend können über die Plattform hinterlegte Zahlungsmethoden (z. B. SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte über unseren Zahlungsdienstleister Stripe) zur Anwendung kommen; in diesem Fall erfolgt der Einzug zum Rechnungsfälligkeitsdatum.

4.5 Verzug

Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist FitStaff berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 BGB) sowie eine Mahnpauschale zu berechnen. Nach zweimaliger erfolgloser Mahnung ist FitStaff berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren, bis die offenen Forderungen ausgeglichen sind. Eine Sperrung berührt nicht den Fortbestand bereits erworbener Lizenzen und den Dokumentationsanspruch auf bis zum Zeitpunkt der Sperrung erworbene Zertifikate.

§ 5 Laufzeit einer Lizenz und automatische Verlängerung

(1) Jede Lizenz läuft über die bei der Freischaltung gewählte Laufzeit (12 oder 24 Monate) ab dem Tag der Freischaltung.

(2) Automatische Verlängerung: Jede Lizenz verlängert sich am Ende der Laufzeit automatisch um die jeweils ursprüngliche Laufzeit (12 bzw. 24 Monate) zu den dann gültigen Konditionen, sofern der Kunde nicht spätestens 14 Tage vor Ablauf die automatische Verlängerung in der Plattform deaktiviert. FitStaff weist den Kunden frühzeitig — in der Regel 30, 14 und 7 Tage vor Ablauf — auf die bevorstehende Verlängerung hin.

(3) Der Kunde kann die automatische Verlängerung jeder einzelnen Lizenz jederzeit und ohne Angabe von Gründen über die Plattform (/admin/users) deaktivieren. Die Deaktivierung wirkt zum Ende der jeweiligen laufenden Lizenzperiode.

(4) Pflichtunterweisungen müssen gesetzlich jährlich wiederholt werden (z. B. § 12 ArbSchG, § 14 BioStoffV). Innerhalb einer 2-Jahres-Lizenz werden die Pflichtmodule daher regulär in den vorgeschriebenen Intervallen erneut zugewiesen — die längere Laufzeit ändert die fachliche Wiederholungspflicht nicht. Die automatische Verlängerung dient dazu, die lückenlose Compliance der Einrichtung sicherzustellen. Deaktiviert der Kunde die Verlängerung, liegt die fortlaufende Compliance in seiner alleinigen Verantwortung.

§ 6 Leistungserbringung, Storno und keine Rückerstattung bei Ausscheiden

6.1 Leistungserbringung

Die Leistung von FitStaff besteht in der unverzüglichen, vollständigen und dauerhaften Bereitstellung der Lerninhalte, der Absolvierbarkeit aller Pflichtmodule und der Ausstellung rechtssicherer Teilnahmezertifikate für den gesamten Lizenzzeitraum (12 bzw. 24 Monate). Mit Freischaltung ist die Leistungsbereitschaft hergestellt.

6.2 Storno am Tag der Freischaltung

Solange die Tages-Sammelrechnung noch nicht versendet wurde (d. h. bis ca. 02:00 Uhr des Folgetages, Europe/Berlin), kann der Kunde eine irrtümlich angelegte Lizenz über die Plattform stornieren. Der Rechnungsposten entfällt dann automatisch. Eine Stornierung nach Versand der Rechnung ist nicht möglich.

6.3 Keine Rückerstattung bei Ausscheiden des Mitarbeitenden

Die Lizenz ist personengebunden und wird mit der Freischaltung wirtschaftlich vollständig erbracht: Der Mitarbeitende kann die Pflichtunterweisungen absolvieren und erhält die rechtssichere Dokumentation (Zertifikat), die auch nach seinem Ausscheiden Bestandteil der Personalakte der Einrichtung bleibt und gegenüber Aufsichtsbehörden fortwirkt. Scheidet ein lizenzierter Mitarbeitender vor Ablauf der Lizenzperiode aus, besteht kein Anspruch auf (teilweise) Rückerstattung — dies gilt sowohl für 1-Jahres- als auch für 2-Jahres-Lizenzen — und die Lizenz kann nicht auf einen anderen Mitarbeitenden übertragen werden. Für einen neuen Mitarbeitenden ist eine neue Lizenz zu erwerben.

6.4 Übertragbarkeit

Die Nutzung ist personengebunden. Eine Weitergabe oder gemeinsame Nutzung eines lizenzierten Zugangs durch mehrere Personen ist unzulässig und stellt eine Pflichtverletzung dar, die FitStaff zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 7 Kündigung und Sperrung

(1) Der Vertrag über die Plattform-Nutzung läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann die Plattform-Nutzung jederzeit kündigen; die Kündigung wirkt zum Ende der zuletzt laufenden Lizenzperiode bzw. mit sofortiger Wirkung, wenn keine aktive Lizenz mehr besteht.

(2) Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für FitStaff liegt insbesondere vor bei:

• wiederholtem oder schwerwiegendem Verstoß gegen diese AGB (z. B. Weitergabe von Zugangsdaten, missbräuchliche Nutzung);
• Zahlungsverzug trotz zweimaliger Mahnung;
• Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften über die Plattform.

(3) Nach Vertragsende bleiben die bis dahin ausgestellten Zertifikate für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist weiterhin abrufbar. Eine Exportmöglichkeit der Dokumentation wird bereitgestellt. Näheres regelt die Datenschutzerklärung.

§ 8 Pflichten des Kunden

• Der Kunde benennt eine/n verantwortliche/n Admin für seine Einrichtung.
• Der Kunde trägt dafür Sorge, dass seine Mitarbeitenden die ihnen zugewiesenen Unterweisungen eigenhändig und ohne unzulässige Hilfe Dritter absolvieren. Eine Bearbeitung durch nicht berechtigte Personen ist unzulässig.
• Zugangsdaten sind vertraulich zu halten. Die Weitergabe an Dritte, die Nutzung durch mehrere Personen oder das Anlegen von Zugängen für nicht zur Einrichtung gehörende Personen ist untersagt.
• Kursinhalte (Videos, Texte, Prüfungsfragen, Grafiken) dürfen weder vervielfältigt, verbreitet noch öffentlich zugänglich gemacht werden. Urheber- und Nutzungsrechte verbleiben bei FitStaff bzw. den jeweiligen Rechtsinhabern.
• Der Kunde sorgt für die korrekte Hinterlegung und Aktualisierung seiner Rechnungs- und Kontaktdaten.
• Der Kunde überwacht die fristgerechte Durchführung der Pflichtunterweisungen seiner Mitarbeitenden. FitStaff stellt hierfür Erinnerungen und Berichte bereit, die jedoch die unternehmerische Verantwortung des Kunden nicht ersetzen.

§ 9 Verfügbarkeit und Wartung

(1) FitStaff strebt eine Jahresverfügbarkeit der Plattform von 98 % an, gemessen im Jahresdurchschnitt und exklusive angekündigter Wartungsfenster sowie Ausfälle, die auf höherer Gewalt, Angriffen Dritter oder Störungen von Vorleistungen (z. B. Hosting, DNS) beruhen.

(2) Kurze, planbare Wartungsarbeiten (insbesondere das nächtliche Abrechnungsfenster ca. 01:40 Uhr bis 02:10 Uhr Europe/Berlin) werden nicht gesondert angekündigt.

(3) Wir behalten uns vor, die Plattform weiterzuentwickeln, zu ergänzen oder einzelne Funktionen zu ändern, solange der vertragsgegenständliche Kernleistungsumfang (Bereitstellung der Pflichtunterweisungen und Zertifikate) nicht wesentlich eingeschränkt wird.

§ 10 Haftung

(1) FitStaff haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Im Übrigen haftet FitStaff nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(2) Eine weitergehende Haftung, insbesondere für entgangene Gewinne, ausgebliebene Einsparungen, mittelbare Schäden oder Schäden aus der Nichterreichung von Compliance-Zielen des Kunden, ist ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(3) Der Kunde bleibt in jedem Fall selbst dafür verantwortlich, welche Pflichtunterweisungen für seine Einrichtung vorgeschrieben sind, dass die richtigen Mitarbeitenden diese erhalten und dass die Schulungsnachweise korrekt im Unternehmen dokumentiert werden. FitStaff stellt die technische Infrastruktur und die inhaltliche Grundlage bereit, übernimmt jedoch keine Beratung im Einzelfall.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) FitStaff verarbeitet personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Kunden im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO). Einzelheiten regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den der Kunde vor der ersten Lizenz-Freischaltung in Textform abschließt. Der AVV wird bei Registrierung elektronisch zur Verfügung gestellt.

(2) Näheres zur Datenverarbeitung entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung. Zur Abrechnung setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) ein.

§ 12 Änderung dieser AGB

(1) FitStaff ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, wenn dies zur Anpassung an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen, höchstrichterliche Rechtsprechung oder geänderte Funktionen der Plattform erforderlich wird und dem Kunden die Annahme der Änderung zumutbar ist.

(2) Geänderte AGB werden dem Kunden spätestens 30 Tage vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt (E-Mail an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail reicht aus). Innerhalb der Plattform erscheint zusätzlich ein Hinweis, die neue Version zu bestätigen. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 30 Tagen ab Zugang widersprechen; in diesem Fall gelten die bisherigen AGB bis zum Ende der laufenden Lizenzperiode fort, eine weitere automatische Verlängerung findet nicht statt.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — Arnsberg (Sitz des zuständigen Landgerichts für Balve). FitStaff bleibt berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung des Textformerfordernisses selbst.