Allgemeine Geschäftsbedingungen.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der FitStaff Akademie, Inhaberin Darya-Christina Polo, Balve („FitStaff“, „wir“) und ihren Kundinnen und Kunden („Kunde“, „Sie“) über die Nutzung der Plattform FitStaff sowie der darüber bereitgestellten digitalen Pflichtunterweisungen, Fortbildungen und Nachweisdokumentationen.

(2) Das Angebot von FitStaff richtet sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Medizinische Versorgungszentren, Pflegedienste, Pflegeheime und vergleichbare Einrichtungen). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er als Unternehmer handelt.

(3) Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, FitStaff stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Leistungsgegenstand

(1) FitStaff stellt folgende Leistungen als Software-as-a-Service (SaaS) bereit:

• Zugang zur Plattform unter app.fitstaff.de für den Kunden (Einrichtung) sowie für dessen Mitarbeitende;
• digitale Pflichtunterweisungen und Fortbildungen (z. B. Hygiene, Arbeitsschutz, Datenschutz, Brandschutz) in Form interaktiver Online-Module;
• regelbasierte Zusammenstellung eines Unterweisungsplans anhand des vom Kunden angegebenen Einrichtungstyps, den der Kunde vor der ersten Zuweisung in der Plattform bestätigt; nach der Bestätigung werden die enthaltenen Unterweisungen den Mitarbeitenden automatisch zugewiesen;
• Wissenschecks und Lernerfolgskontrollen;
• Ausstellung von FitStaff-Zertifikaten nach erfolgreicher Teilnahme;
• Compliance-Center zur Dokumentation und Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden (z. B. BGW, Medizinischer Dienst, Heimaufsicht);
• Fristenerinnerungen und Verlängerungshinweise.

(2) Die FitStaff-Zertifikate sind Teilnahmebestätigungen und dienen dem Kunden als Dokumentationsnachweis gegenüber Aufsichtsbehörden. Eine staatliche oder kammerrechtliche Anerkennung ist damit nicht verbunden.

(3) FitStaff gewährleistet, dass das für den gewählten Einrichtungstyp bereitgestellte Grundpaket die in der jeweiligen Kursübersicht ausgewiesenen Rechtsgrundlagen (u. a. ArbSchG, BioStoffV, IfSG, DSGVO) inhaltlich berücksichtigt und bei Änderungen der Rechtslage in angemessener Frist nachgeführt wird; FitStaff überwacht die einschlägigen Rechtsquellen hierzu fortlaufend. Diese Zusage betrifft die inhaltliche Aktualität der Module. Sie ist keine Zusage, dass mit dem Abschluss eines Moduls eine gesetzliche Unterweisungspflicht des Kunden vollständig erfüllt ist; maßgeblich ist Absatz 4.

(4) Nicht Gegenstand dieser Zusage sind (a) betriebs- und arbeitsplatzbezogene Unterweisungen, die sich aus der Gefährdungsbeurteilung des Kunden ergeben (beispielsweise Gefahrstoffe, Medizinprodukte, Röntgen oder Laser), sowie (b) die Feststellung, ob für die Einrichtung des Kunden über das Grundpaket hinausgehende Unterweisungspflichten bestehen. Diese Verantwortung bleibt beim Kunden.

Durch die Nutzung der Plattform sind insbesondere auch die folgenden Pflichten nicht erfüllbar; ihre Erfüllung obliegt allein dem Kunden:

• die mündliche, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Unterweisung nach § 14 Abs. 2 und 3 BioStoffV sowie § 14 Abs. 2 GefStoffV einschließlich der dort vorgesehenen allgemeinen arbeitsmedizinischen Beratung;
• die Ausbildung und Fortbildung von Ersthelfern nach § 26 DGUV Vorschrift 1, die ausschließlich bei einer vom Unfallversicherungsträger ermächtigten Stelle oder über die dort genannten gleichgestellten Qualifikationen erfolgen darf;
• die Ausbildung von Brandschutzhelfern nach § 10 ArbSchG in Verbindung mit ASR A2.2 und DGUV Information 205-023 einschließlich der praktischen Löschübung sowie Räumungsübungen;
• die produkt- und personenbezogene Einweisung in Medizinprodukte nach der Medizinprodukte-Betreiberverordnung;
• die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG sowie die Erstellung von Betriebsanweisungen und des Hygieneplans.

FitStaff erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des § 2 Abs. 1 RDG.

(5) FitStaff behält sich vor, Kursinhalte zu aktualisieren und an geänderte rechtliche oder fachliche Vorgaben anzupassen. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss und Nutzerkreis

(1) Der Vertrag zwischen FitStaff und dem Kunden über die Nutzung der Plattform kommt mit der Registrierung der Einrichtung und der erfolgreichen Bestätigung des Zugangs zustande. Die Registrierung selbst ist kostenlos.

(2) Mit der Registrierung hinterlegt der Kunde seine Rechnungsdaten (Firmenname, Anschrift, USt-Identifikationsnummer oder Steuernummer, Rechnungs-E-Mail-Adresse). Diese Angaben sind vor der ersten kostenpflichtigen Freischaltung zu vervollständigen (§ 14 UStG).

(3) Der eigentliche Zahlungspflichtige Vertrag über eine Einzellizenz kommt bei jeder Lizenz-Freischaltung eines Mitarbeitenden zustande. Dieser Vorgang ist über einen deutlich gekennzeichneten Button „Zahlungspflichtig freischalten“ in der Plattform zu bestätigen und zeigt vor Abschluss Preis, Laufzeit und Hinweis zur Sammelrechnung klar an.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und gegen Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über sein Konto oder das seiner Mitarbeitenden vorgenommen werden.

§ 4 Preise, Lizenzmodell und Zahlungsbedingungen

4.1 Lizenzmodell und Laufzeitvarianten

FitStaff rechnet nach dem Pay-per-Seat-Modell ab: Für jede/n vom Kunden freigeschaltete/n Mitarbeitende/n wird eine personengebundene Lizenz fällig. Der Kunde wählt bei jeder einzelnen Freischaltung zwischen zwei Laufzeitvarianten:

• 1-Jahres-Lizenz: Laufzeit 12 Monate ab Freischaltung, 75,00 € brutto pro Mitarbeiter:in.
• 2-Jahres-Lizenz: Laufzeit 24 Monate ab Freischaltung, 60,00 € brutto pro Mitarbeiter:in und Lizenzjahr (20 % Ersparnis gegenüber der 1-Jahres-Lizenz). Die Abrechnung erfolgt in zwei Jahresraten: die erste mit der Freischaltung, die zweite zu Beginn des zweiten Lizenzjahres. Über die volle Laufzeit ergibt das 120,00 € brutto.

Eine Lizenz berechtigt die/den genannte/n Mitarbeitende/n für die gesamte gewählte Laufzeit zur Nutzung aller zugewiesenen Pflichtunterweisungen und Fortbildungen sowie zur Ausstellung der entsprechenden Zertifikate.

4.2 Preisangaben

Alle in diesen AGB und auf der Plattform genannten Preise verstehen sich als Bruttopreise inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Abweichende Preise gelten nur, wenn sie individuell vereinbart und in Textform bestätigt wurden.

4.3 Tages-Sammelrechnung

Alle Lizenz-Freischaltungen eines Kalendertages einer Einrichtung werden zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Die Rechnung wird am Folgetag elektronisch an die vom Kunden hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse versandt. Die Rechnung enthält eine Einzelaufstellung aller am Rechnungstag freigeschalteten Mitarbeitenden inkl. der jeweils gewählten Laufzeitvariante. Die zweite Jahresrate einer 2-Jahres-Lizenz wird zu Beginn des zweiten Lizenzjahres gesondert in Rechnung gestellt.

4.4 Fälligkeit und Zahlungsweg

Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug auf das in der Rechnung angegebene Konto zu überweisen. Abweichend können über die Plattform hinterlegte Zahlungsmethoden (z. B. SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte über unseren Zahlungsdienstleister Stripe) zur Anwendung kommen; in diesem Fall erfolgt der Einzug zum Rechnungsfälligkeitsdatum.

4.5 Verzug

Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist FitStaff berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 BGB) sowie eine Mahnpauschale zu berechnen. Nach zweimaliger erfolgloser Mahnung ist FitStaff berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren, bis die offenen Forderungen ausgeglichen sind. Eine Sperrung berührt nicht den Fortbestand bereits erworbener Lizenzen und den Dokumentationsanspruch auf bis zum Zeitpunkt der Sperrung erworbene Zertifikate.

§ 5 Laufzeit einer Lizenz und automatische Verlängerung

(1) Jede Lizenz läuft über die bei der Freischaltung gewählte Laufzeit (12 oder 24 Monate) ab dem Tag der Freischaltung.

(2) Automatische Verlängerung: Jede Lizenz verlängert sich am Ende ihrer Laufzeit automatisch um 12 Monate zum dann gültigen Preis der 1-Jahres-Lizenz (derzeit 75,00 € brutto), sofern der Kunde nicht spätestens 14 Tage vor Ablauf die automatische Verlängerung in der Plattform deaktiviert. Dies gilt auch für die 2-Jahres-Lizenz; eine automatische Verlängerung um 24 Monate erfolgt nicht. Der Kunde kann vor Ablauf stattdessen die 2-Jahres-Variante zum ermäßigten Preis (derzeit 60,00 € brutto je Lizenzjahr) wählen. FitStaff weist den Kunden 30, 14 und 7 Kalendertage vor Ablauf auf die bevorstehende Verlängerung und auf beide Varianten hin; Preisänderungen teilt FitStaff mindestens 30 Kalendertage vor Ablauf der laufenden Lizenzperiode in Textform mit.

(3) Der Kunde kann die automatische Verlängerung jeder einzelnen Lizenz jederzeit und ohne Angabe von Gründen über die Plattform (/admin/users) deaktivieren. Die Deaktivierung wirkt zum Ende der jeweiligen laufenden Lizenzperiode.

(4) Pflichtunterweisungen müssen gesetzlich jährlich wiederholt werden (z. B. § 12 ArbSchG, § 14 BioStoffV). Innerhalb einer 2-Jahres-Lizenz werden die Pflichtmodule daher regulär in den vorgeschriebenen Intervallen erneut zugewiesen — die längere Laufzeit ändert die fachliche Wiederholungspflicht nicht. Deaktiviert der Kunde die Verlängerung, endet der Zugang zu den Modulen mit Ablauf der Lizenzperiode; die fortlaufende Durchführung und Dokumentation der Unterweisungen liegt dann in seiner alleinigen Verantwortung.

§ 6 Leistungserbringung, Storno und Ausscheiden von Mitarbeitenden

6.1 Leistungserbringung

FitStaff stellt die Modulinhalte während der Lizenzlaufzeit (12 bzw. 24 Monate) nach Maßgabe der in § 9 geregelten Verfügbarkeit zum Abruf bereit, ermöglicht die Bearbeitung der zugewiesenen Module einschließlich Wissenscheck und stellt nach bestandenem Wissenscheck ein personenidentifiziertes Teilnahmezertifikat als digitalen Dokumentationsnachweis im Sinne von § 2 Abs. 2 aus. Mit der Freischaltung ist die Leistungsbereitschaft hergestellt.

6.2 Storno am Tag der Freischaltung

Solange die Tages-Sammelrechnung noch nicht versendet wurde (d. h. bis ca. 02:00 Uhr des Folgetages, Europe/Berlin), kann der Kunde eine irrtümlich angelegte Lizenz über die Plattform stornieren. Der Rechnungsposten entfällt dann automatisch. Eine Stornierung nach Versand der Rechnung ist nicht möglich.

6.3 Ausscheiden eines Mitarbeitenden

(1) Die Lizenz ist personengebunden und nicht auf andere Mitarbeitende übertragbar. Für einen neuen Mitarbeitenden ist eine neue Lizenz zu erwerben.

(2) Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen: Scheidet ein lizenzierter Mitarbeitender innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Freischaltung aus und hat er in diesem Zeitraum kein Modul abgeschlossen, erstattet FitStaff den für diese Lizenz gezahlten Betrag auf Anzeige des Kunden in Textform vollständig zurück.

(3) Scheidet ein lizenzierter Mitarbeitender später aus oder hat er bereits mindestens ein Modul abgeschlossen, besteht kein Anspruch auf vollständige oder teilweise Rückerstattung. Die bis dahin ausgestellten Zertifikate bleiben dem Kunden als Dokumentationsnachweis erhalten, bleiben Bestandteil der Personalakte der Einrichtung und über die Plattform abrufbar.

(4) Zweite Jahresrate der 2-Jahres-Lizenz: Scheidet ein lizenzierter Mitarbeitender im ersten Lizenzjahr einer 2-Jahres-Lizenz aus, entfällt die zweite Jahresrate. Da die Ermäßigung auf 60,00 € je Lizenzjahr an die Laufzeit von 24 Monaten gebunden ist, wird die Differenz zum Preis der 1-Jahres-Lizenz in Höhe von 15,00 € brutto nachberechnet. Für das genutzte Lizenzjahr zahlt der Kunde damit insgesamt 75,00 € brutto. Der Kunde zeigt das Ausscheiden über die Plattform oder in Textform an.

(5) Absatz 2 bleibt unberührt: Bei Ausscheiden innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Freischaltung ohne abgeschlossenes Modul erfolgt die volle Rückerstattung ohne Nachberechnung.

6.4 Übertragbarkeit

Die Nutzung ist personengebunden. Eine Weitergabe oder gemeinsame Nutzung eines lizenzierten Zugangs durch mehrere Personen ist unzulässig und stellt eine Pflichtverletzung dar, die FitStaff zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 7 Kündigung und Sperrung

(1) Der Vertrag über die Plattform-Nutzung läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann die Plattform-Nutzung jederzeit kündigen; die Kündigung wirkt zum Ende der zuletzt laufenden Lizenzperiode bzw. mit sofortiger Wirkung, wenn keine aktive Lizenz mehr besteht.

(2) Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für FitStaff liegt insbesondere vor bei:

• wiederholtem oder schwerwiegendem Verstoß gegen diese AGB (z. B. Weitergabe von Zugangsdaten, missbräuchliche Nutzung);
• Zahlungsverzug trotz zweimaliger Mahnung;
• Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften über die Plattform.

(3) Nach Beendigung des Vertrages stellt FitStaff dem Kunden für 90 Kalendertage eine Exportmöglichkeit für sämtliche Zertifikate, Teilnahmeverläufe und Protokolle bereit. Der Kunde ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO verpflichtet, die für seine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlichen Nachweise innerhalb dieses Zeitraums zu sichern. Nach Ablauf dieser Frist werden die personenbezogenen Daten nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages gelöscht. Eine darüber hinausgehende Archivierung durch FitStaff setzt eine gesonderte Vereinbarung voraus.

§ 8 Pflichten des Kunden

• Der Kunde benennt eine/n verantwortliche/n Admin für seine Einrichtung.
• Der Kunde trägt dafür Sorge, dass seine Mitarbeitenden die ihnen zugewiesenen Unterweisungen eigenhändig und ohne unzulässige Hilfe Dritter absolvieren. Eine Bearbeitung durch nicht berechtigte Personen ist unzulässig.
• Zugangsdaten sind vertraulich zu halten. Die Weitergabe an Dritte, die Nutzung durch mehrere Personen oder das Anlegen von Zugängen für nicht zur Einrichtung gehörende Personen ist untersagt.
• Kursinhalte (Videos, Texte, Prüfungsfragen, Grafiken) dürfen weder vervielfältigt, verbreitet noch öffentlich zugänglich gemacht werden. Urheber- und Nutzungsrechte verbleiben bei FitStaff bzw. den jeweiligen Rechtsinhabern.
• Der Kunde sorgt für die korrekte Hinterlegung und Aktualisierung seiner Rechnungs- und Kontaktdaten.
• Der Kunde überwacht die fristgerechte Durchführung der Pflichtunterweisungen seiner Mitarbeitenden. FitStaff stellt hierfür Erinnerungen und Berichte bereit, die jedoch die unternehmerische Verantwortung des Kunden nicht ersetzen.
• Der Kunde stellt sicher, dass die nach § 2 Abs. 4 nicht vom Leistungsumfang erfassten Unterweisungs-, Einweisungs- und Ausbildungspflichten in seinem Betrieb gesondert erfüllt und dokumentiert werden.
• Soweit beim Kunden ein Betriebs- oder Personalrat besteht, obliegt es dem Kunden, vor Einsatz der Plattform die erforderlichen Beteiligungsrechte zu wahren (insbesondere § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

§ 9 Verfügbarkeit und Wartung

(1) FitStaff stellt die Plattform mit einer Jahresverfügbarkeit von 98 % bereit, gemessen im Jahresdurchschnitt und exklusive angekündigter Wartungsfenster sowie Ausfälle, die auf höherer Gewalt, Angriffen Dritter oder Störungen von Vorleistungen (z. B. Hosting, DNS) beruhen.

(2) Kurze, planbare Wartungsarbeiten (insbesondere das nächtliche Abrechnungsfenster ca. 01:40 Uhr bis 02:10 Uhr Europe/Berlin) werden nicht gesondert angekündigt.

(3) Wir behalten uns vor, die Plattform weiterzuentwickeln, zu ergänzen oder einzelne Funktionen zu ändern, solange der vertragsgegenständliche Kernleistungsumfang (Bereitstellung der Pflichtunterweisungen und Zertifikate) nicht wesentlich eingeschränkt wird.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung von FitStaff für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Im Übrigen bleiben die gesetzlichen Mängelrechte des Kunden unberührt.

§ 10 Haftung

(1) FitStaff haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie im Fall der Übernahme einer Garantie. Im Übrigen haftet FitStaff nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(2) Eine weitergehende Haftung, insbesondere für entgangene Gewinne, ausgebliebene Einsparungen und mittelbare Schäden, ist ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(3) Der Kunde legt mit der Angabe des Einrichtungstyps und der Bestätigung des Unterweisungsplans fest, welche Unterweisungen in seiner Einrichtung über die Plattform durchgeführt werden. Er bleibt dafür verantwortlich, dass dieser Plan den für seine Einrichtung geltenden Pflichten entspricht, dass die richtigen Mitarbeitenden erfasst sind und dass die Schulungsnachweise korrekt im Unternehmen dokumentiert werden. FitStaff stellt die technische Infrastruktur und die inhaltliche Grundlage bereit, übernimmt jedoch keine Beratung im Einzelfall.

(4) Die in § 2 Abs. 4 genannten Pflichten sind nicht Vertragsgegenstand; eine Haftung für deren Nichterfüllung durch den Kunden besteht nicht.

(5) Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche nach Absatz 1 Satz 1 und nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz; insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) FitStaff verarbeitet personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Kunden im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO). Einzelheiten regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den der Kunde vor der ersten Lizenz-Freischaltung in Textform abschließt. Der AVV wird bei Registrierung elektronisch zur Verfügung gestellt.

(2) Näheres zur Datenverarbeitung entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung. Zur Abrechnung setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) ein.

§ 12 Änderung dieser AGB

(1) FitStaff ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, wenn dies zur Anpassung an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen, höchstrichterliche Rechtsprechung oder geänderte Funktionen der Plattform erforderlich wird und dem Kunden die Annahme der Änderung zumutbar ist.

(2) Geänderte AGB werden dem Kunden spätestens 30 Tage vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt (E-Mail an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail reicht aus). Innerhalb der Plattform erscheint zusätzlich ein Hinweis, die neue Version zu bestätigen. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 30 Tagen ab Zugang widersprechen; in diesem Fall gelten die bisherigen AGB bis zum Ende der laufenden Lizenzperiode fort, eine weitere automatische Verlängerung findet nicht statt.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — Arnsberg (Sitz des zuständigen Landgerichts für Balve). FitStaff bleibt berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung des Textformerfordernisses selbst.