Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

FitStaff Akademie
Inh. Darya-Christina Polo
Ringstraße 4, 58802 Balve
E-Mail: info@fitstaff.de

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insbesondere zur:

• Kursdurchführung und Lernfortschrittsspeicherung
• Zertifikatsausstellung
• Erstellung und Verwaltung von Nutzerkonten
• Abrechnung und Vertragsabwicklung
• Bereitstellung des Compliance-Centers
• Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Rollenverteilung: Praxis und FitStaff

Bei der Nutzung von FitStaff sind zwei Verarbeitungsverhältnisse zu unterscheiden:

a) FitStaff als Verantwortliche

Für die Website fitstaff.de, die Vertragsanbahnung, die Abrechnung gegenüber der Praxis sowie die Beantwortung von Support-Anfragen sind wir Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Betroffen sind insbesondere die Kontaktdaten der Praxisleitung sowie Vertrags- und Rechnungsdaten.

b) FitStaff als Auftragsverarbeiterin

Soweit wir Daten der Beschäftigten unserer Kundinnen und Kunden verarbeiten – also Namen, E-Mail-Adressen, Berufsbezeichnungen, Lernfortschritte, Prüfungsergebnisse, Zertifikate und Bestätigungen über Vor-Ort-Unterweisungen – handeln wir im Auftrag der jeweiligen Praxis. Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist in diesem Fall die Praxis als Arbeitgeberin, nicht FitStaff.

Grundlage dieser Verarbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den die Praxis mit uns schließt. Wir verarbeiten die Beschäftigtendaten ausschließlich nach Weisung der Praxis und zu den dort festgelegten Zwecken.

Hinweis für Beschäftigte: Wenn Sie über Ihre Praxis Zugang zu FitStaff erhalten haben und Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihre Praxisleitung als verantwortliche Stelle. Wir leiten entsprechende Anfragen weiter und unterstützen die Praxis bei der Erfüllung Ihrer Rechte.

4. Datenweitergabe und Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

Hosting

Die Plattform und Website werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in deutschen Rechenzentren betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz/

Stripe – Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, ein. Bei der Abwicklung von Zahlungen werden Bezahldaten (z. B. Bankverbindung, Kreditkartendaten) sowie Vertrags- und Rechnungsdaten an Stripe übermittelt. Eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) findet auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und der Selbst-Zertifizierung von Stripe unter dem EU-US Data Privacy Framework statt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Resend – E-Mail-Versand

Für den transaktionalen E-Mail-Versand (Einladungen, Erinnerungen, Passwort-Zurücksetzungen, Bestätigungen über abgeschlossene Unterweisungen) setzen wir den Versanddienst Resend, Inc. ein. Der Versand erfolgt aus der EU-Region (Irland). Verarbeitet werden insbesondere die E-Mail-Adresse, der Vor- und Nachname der Empfangenden sowie die jeweiligen Mail-Inhalte (z. B. Modul- und Fristangaben). Zertifikate werden nicht per E-Mail versendet, sondern ausschließlich über das geschützte Nutzerkonto bereitgestellt. Mit Resend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; der Anbieter verarbeitet Daten in der EU, eine Drittlandsübermittlung in die USA findet bei den für unsere Nutzung relevanten Diensten (transaktionaler Versand in der EU-Region) nicht statt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Resend: https://resend.com/legal/privacy-policy

Reichweitenmessung – Umami (selbst gehostet)

Auf der Website fitstaff.de setzen wir Umami zur Reichweitenmessung ein. Die Software wird von uns selbst auf eigenen Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben (analytics.fitstaff.de); es findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in Drittländer statt.

Umami arbeitet ohne Cookies und ohne Wiedererkennung über mehrere Websites hinweg. Es werden keine IP-Adressen gespeichert. Erfasst werden ausschließlich aggregierte Angaben wie aufgerufene Seite, verweisende Seite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Land. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung und statistischen Auswertung unserer Website). Da kein Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung erfolgt, ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG nicht erforderlich.

In der Plattform app.fitstaff.de findet keine Reichweitenmessung statt. Dort werden keinerlei Analyse- oder Tracking-Werkzeuge eingesetzt.

5. Server-Logdateien und Missbrauchsabwehr

Beim Aufruf unserer Website und der Plattform erfasst der Webserver automatisch Zugriffsdaten in Logdateien: aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die IP-Adresse. Diese Daten sind für den technischen Betrieb erforderlich und dienen der Erkennung und Abwehr von Störungen und Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Bei Anfragen über unser Support-Formular speichern wir zusätzlich die IP-Adresse der absendenden Person, um Missbrauch durch automatisierte Anfragen zu verhindern.

6. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es gesetzlich oder vertraglich notwendig ist. Insbesondere gelten:

• Zertifikate und Schulungsnachweise: gemäß den jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen (z. B. ArbSchG, BioStoffV)
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO
• Vertragsdaten: bis zur vollständigen Vertragsabwicklung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten werden Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert.

7. Datenspeicherort

Alle personenbezogenen Daten der Plattform werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Ausgenommen sind die in § 4 genannten Auftragsverarbeiter: Der E-Mail-Versand über Resend erfolgt aus der EU-Region (Irland); bei Stripe kann eine Übermittlung in Drittländer stattfinden, die auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln, EU-US Data Privacy Framework) erfolgt.

8. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (siehe § 11)

Anfragen richten Sie bitte an: info@fitstaff.de

9. Cookies

Die Website fitstaff.de verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Es werden keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken eingesetzt.

10. Externe Dienste auf der Website

Diese Website bindet keine externen Dienste ein, die eine Verbindung Ihres Browsers zu Servern Dritter herstellen.

Schriftarten werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert und nicht von externen Anbietern nachgeladen. Eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte findet beim Aufruf dieser Website nicht statt.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Version.